Trwa kampania walnych zebrań sprawozdawczo-wyborczych w ROD i zarządy ROD podejmują decyzję o formie odbycia walnego zebrania sprawozdawczo-wyborczego tj. walne zebranie czy konferencja delegatów. Biuro Okręgu Mazowieckiego PZD przypomina, iż zgodnie z § 57 Statutu Polskiego Związku Działkowców, w sytuacji, gdy ROD posiada ponad 300 członków lub składa się z kilku terenów, walne zebranie odbywać może się w formie konferencji delegatów. Decyzje o odbywaniu w ROD konferencji delegatów podejmuje zarząd ROD w drodze uchwały. Jednocześnie podejmuje również decyzję o podziale ROD na sektory, określając również w uchwale ilość delegatów wybieranych z tych sektorów na konferencję delegatów – § 57 ust. 3 Statutu PZD.
Krajowy Zarząd PZD w wytycznych przyjętych na 2024 r. podkreśla również, iż ustalenie klucza wyborczego delegatów powinno nastąpić z poszanowaniem zasady reprezentatywności. Oznacza to, iż zarząd ROD decydując o podziale ogrodu na sektory i decydując o wybieranych w nich delegatach powinien uczynić to tak, aby zachować odpowiednie proporcje i aby interesy działkowców ze wszystkich sektorów były realnie reprezentowane na konferencji delegatów.
Zebrania sektorów zwoływane są przez zarząd ROD. O termin, miejscu, godzinie oraz proponowanym porządku obrad zebrania sektorowego, zarząd ROD zawiadamiania wszystkich członków PZD z danego sektora. Metoda zawiadamiania jest taka sama jak zawiadomienie o walnym zebraniu tzn.: za pośrednictwem poczty tradycyjnej, doręczenia bezpośredniego za pokwitowanie lub pocztą elektroniczną, jeśli członek PZD wyraził na to zgodę.
Udział w zebraniu sektorowym wziąć mogą wyłącznie członkowie PZD mający prawo do działek na obszarze sektora oraz członkowie organów ROD, przedstawiciele organów wyższego stopnia i zaproszeni goście.
Udział w zebraniu sektorowym potwierdza się podpisem na liście obecności. Analogicznie jak w przypadku walnego zebrania, zebranie w sektorze odbyć się może w I lub II terminie (o ile informacja o II terminie została zawarta w zaproszeniu). Jeśli zebranie sektorowe odbywa się w II terminie, jest ważne bez względu na liczbę uczestników.
Zebranie sektorowe, które otwiera członek zarządu ROD, wybiera spośród swojego grona przewodniczącego. Wybrać należy również komisję mandatową (której zadaniem jest udokumentowanie w protokole liczby obecnych na zebraniu) i wyborczą (której zadaniem jest zebranie kandydatur na delegatów i utrwalenie w protokole wyników wyboru delegata). Z przebiegu zebrania sporządza się protokół, który opracowuje protokolant wyznaczony przez przewodniczącego zebrania sektorowego.
Do kompetencji zebrania członków sektora należy wybór ze swego grona delegata na konferencja delegatów ROD w liczbie określonej przez zarząd ROD – mandat delegata trwa przez całą kadencję – 4 lata. Przy czym nie następuje to w drodze uchwały, a poprzez zapis w protokole z zebrania oraz protokole komisji wyborczej zebrania sektorowego. Zebranie sektorowe nie podejmuje uchwał.
Szczegółowe zasady organizacji i przeprowadzania zebrań statutowych uregulowane są w § 57 Statutu Polskiego Związku Działkowców. Szeroko opisane zostały również w opracowanych i przyjętych przez Krajowy Zarząd PZD „Wytycznych dla zarządów i komisji rewizyjnych ROD w sprawie przeprowadzenia walnych zebrań i konferencji delegatów sprawozdawczo-wyborczych w rodzinnych ogrodach działkowych Polskiego Związku Działkowców w roku 2024”, które dostarczone zostały do ogrodów przez Jednostkę Krajową PZD. W wytyczny Krajowego Zarządu PZD zamieszczone zostały także praktyczne wzory dokumentów.
W Okręgu Mazowieckim PZD odbywają się również szkolenia dla zarządów i komisji rewizyjnych ROD, które przygotowują organy ROD do organizacji i prawidłowego przeprowadzenia walnych zebrań sprawozdawczo-wyborczych. Apelujemy do członków organów ROD czynny udział w szkoleniach, a także kontaktów z biurem Okręgu Mazowieckiego PZD lub Delegaturami Rejonowymi OM PZD w Płocku, Siedlcach oraz Radomiu w sprawach związanych z przygotowaniami do walnych zebrań, tak aby we wszystkich ROD się one odbyły i wypełniły swoje zadania statutowe.
Anna Mioduszewska – Dyrektor Biura Okręgu Mazowieckiego PZD