Krajowy Zarząd Polskiego Związku Działkowców opracował, przyjął i przekazał zarządom ROD „Wytyczne dla zarządów i komisji rewizyjnych ROD w sprawie przeprowadzenia walnych zebrań i konferencji delegatów sprawozdawczo-wyborczych w rodzinnych ogrodach działkowych Polskiego Związku Działkowców w roku 2024”. Dla prawidłowego przygotowania i przebiegu walnego zebrania sprawozdawczo-wyborczego, upewnić się należy, czy zachowany został harmonogram przygotowywania walnego zgromadzenia oraz czy wszystkie dokumenty zostały prawidłowo sporządzone.

Pomocna może być „Lista kontrolna zadań zarządu ROD”, która powinna objąć następujące działania:

Niezbędne działania przygotowawcze przed walnym zebraniem:

1. Przygotowanie sprawozdania z działalności za 2023 rok;
2. Przygotowanie sprawozdania finansowego za 2023 rok;
3. Przygotowanie sprawozdania z działalności za okres kadencji;
4. Przygotowanie planu pracy na 2024 rok oraz programu działania na okres kadencji;
5. Przygotowanie preliminarza finansowego na rok 2024;
6. Przekazanie dokumentów komisji rewizyjnej ROD celem ich zbadania i oceny;
7. Przygotowanie materiałów i projektów uchwał;
8. Przygotowanie kalkulacji (specyfikacji) proponowanej wysokości opłat ogrodowych oraz przygotowanie ewentualnych wniosków w sprawie realizacji zadania inwestycyjnego lub remontowego;
9. Przygotowanie imiennej listy obecności uprawnionych do udziału w walnym zebraniu (konferencji delegatów);

W zakresie zwołań walnego zebrania

1. Podjęcie uchwały w sprawie zwołania terminu walnego zebrania sprawozdawczo-wyborczego (konferencji delegatów) ROD;
2. Zawiadomienie OZ PZD o terminie walnego zebrania sprawozdawczo-wyborczego (konferencji delegatów) ROD;
3. Zawiadomienie w sposób określony w § 60 Statutu PZD, każdego członka PZD o planowanym terminie, miejscu i proponowanym porządku obrad walnego zebrania (konferencji delegatów) na 14 dni przed jego terminem;
4. Dwukrotne wyłożenie materiałów sprawozdawczych oraz projektów dokumentów dla członków PZD;

Zarządy ROD powinny stosować się do przyjętych przez Krajowy Zarząd PZD „Wytycznych dla zarządów i komisji rewizyjnych ROD w sprawie przeprowadzenia walnych zebrań i konferencji delegatów sprawozdawczo-wyborczych w rodzinnych ogrodach działkowych Polskiego Związku Działkowców w roku 2024”, które dostarczone zostały do ogrodów przez Jednostkę Krajową PZD.

W wytyczny Krajowego Zarządu PZD zamieszczone zostały także praktyczne wzory dokumentów, które ułatwią przygotowania zarządu ROD do walnego zebrania sprawozdawczo-wyborczego ROD.

W Okręgu Mazowieckim PZD odbywają się również szkolenia dla zarządów i komisji rewizyjnych ROD, które przygotowują organy ROD do organizacji i prawidłowego przeprowadzenia walnych zebrań sprawozdawczo-wyborczych.

Biuro Okręgu Mazowieckiego PZD