W razie zaniedbania obowiązku zgłoszenia zmiany miejsca zamieszkania lub w przypadku odmowy przyjęcia korespondencji, skierowane do członka Związku pisma, po ich zwrocie przez pocztę, pozostawia się w aktach ze skutkiem doręczenia.

W takim przypadku zarząd ogrodu może wywiesić na tablicy informacyjnej zawiadomienie o konieczności odbioru korespondencji (§ 146 ust. 3 i 4 regulaminu ROD).

Można zadać pytanie : Czy „odmowa przyjęcia korespondencji” musi być wyraźnie dokonana przez adresata, aby przyjąć domniemanie, że nastąpiło doręczenie.

W tym względzie należy stwierdzić, że jeżeli dana korespondencja została wysłana pod właściwy adres miejsca zamieszkania działkowca i mimo kilkukrotnego awizowania nie została przez adresata odebrana z poczty, to nie oznacza samo przez siebie, że przesłane oświadczenie nie wywołało skutku prawnego. Skutki świadomego niepodjęcia przez działkowca przesyłki z urzędu pocztowego nie mogą obciążać nadawcy, czyli zarządu ROD. Przepisy związkowe nie regulują kwestii, w jakim momencie następuje złożenie oświadczenia woli drugiej stronie. Zgodnie jednak z art. 61 k.c., który ma zastosowanie do przedmiotowych stosunków, oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią.

Zakładając, że pismo zarządu ROD miało być przesłane działkowcowi pocztą na jego adres domowy, przy czym przesyłka była kilkakrotnie awizowana i wróciła do nadawcy nieodebrana przez adresata z placówki pocztowej, to trzeba stwierdzić, że awizowanie przesyłki stwarza domniemanie (faktyczne) możliwości zapoznania się z treścią pisma w niej zawartego. Dla przyjęcia tego swoistego domniemania, że pisemne oświadczenie zostało złożone działkowcowi z chwilą doręczenia mu pisma zawierającego to oświadczenie, niezbędne jest stwierdzenie, że adresat mógł się zapoznać z jego treścią. Konieczne jest zatem wykazanie, że adresat miał możliwość zapoznania się z treścią oświadczenia, co oznacza, że zaistniała taka sytuacja, iż rzeczywiste zapoznanie się adresata z treścią oświadczenia woli było możliwe, a nie doszło do tego z woli tego adresata. Jest to niezbędne z uwagi na fakt, że nieodebranie korespondencji może być wynikiem okoliczności, za które adresat nie odpowiada (np. obłożna choroba). Domniemanie faktyczne oznacza jednak przerzucenie ciężaru dowodu na adresata przesyłki co do niemożliwości (braku możliwości) zapoznania się z treścią oświadczenia pracodawcy. A zatem to działkowiec musi wykazać, że nie ponosi winy za nieodebranie korespondencji.

Taka interpretacja przedmiotowego zagadnienia wynika nie tylko z celu przytoczonego § 146 ust. 3 regulaminu ROD, ale również z jego literalnego brzmienia. Pojęcia „odmowa przyjęcia korespondencji” nie można bowiem ograniczać jedynie do sytuacji, w których zainteresowany wyraźnie i jednoznacznie zadeklaruje, że nie podejmie przesyłki. Takie rozumienie w/w przepisu niweczyłoby jego sens, jako że w praktyce takie deklaracje zdarzają się niezwykle rzadko. Trzeba pamiętać, że osoba może wyrazić swoją wolę nie tylko słowami, lecz również określonym zachowaniem, które wskazuje na jej zamiary i intencje. „Odmowa przyjęcia korespondencji” może więc wynikać ze sposobu postępowania działkowca, który nie odbiera przesyłki, mimo że istnieją dogodne warunki do podjęcia korespondencji.

Z tego względu zarząd ROD może uznać, że dostarczono działkowcowi daną przesyłkę, jeżeli mimo kilkukrotnego awizowania nie została przez niego odebrana z poczty. W takim przypadku to działkowiec powinien wykazać, że to zaniechanie wynikało z przyczyn od niego niezależnych.